O cliente não pagou: o que fazer, na ordem certa

O trabalho foi entregue. O cliente elogiou. A nota foi emitida. E o dinheiro não caiu.

Passa uma semana. Você manda uma mensagem simpática. "Opa, já vou resolver isso." Passa mais uma. Some. Passa um mês, e agora você não sabe se insiste, se ameaça, se desiste, e principalmente não sabe se ainda dá tempo de fazer alguma coisa.

Dá. Mas antes de falar em cobrança, tem uma pergunta que decide todo o resto.

O que fazer quando o cliente não paga?

A primeira coisa não é cobrar, é olhar o que você tem assinado. Contrato assinado abre um caminho curto, o da execução direta. Sem ele, o caminho existe, só é mais longo. Depois disso, a ordem é sempre a mesma: cobrança amigável documentada, notificação formal com prazo, protesto em cartório e, por último, a via judicial.

Cada etapa custa mais tempo e dinheiro que a anterior, e a maioria dos casos morre nas duas primeiras.

Passo 1: o contrato, que vem antes da primeira entrega

Este é o passo que quase todo texto sobre inadimplência coloca no fim, e o lugar dele é aqui, no começo. Não porque resolve a dívida que já existe, mas porque é ele que define a sua força quando ela aparecer.

Um contrato assinado pode ser um título executivo extrajudicial. Diz o artigo 784, inciso III, do Código de Processo Civil que é título executivo extrajudicial "o documento particular assinado pelo devedor e por 2 (duas) testemunhas".

Por que isso importa tanto? Porque quem tem título executivo pula uma fase inteira do processo. Sem ele, o caminho é entrar com uma ação de cobrança, provar que prestou o serviço, provar o valor, esperar defesa, produzir prova e aguardar sentença. É o chamado processo de conhecimento, e ele é longo.

Com título executivo em mãos, você entra direto com execução. O devedor é citado para pagar em três dias, sob pena de penhora, e a dívida chega ao processo já presumida como certa. Isso não significa desfecho garantido: o devedor ainda pode se defender, discutindo o valor ou a própria validade do título. A diferença é que o ponto de partida passa a ser favorável a quem cobra.

Um esclarecimento de vocabulário, porque a confusão é comum: contrato assinado é título executivo extrajudicial. Título executivo judicial, previsto no artigo 515 do mesmo código, é outra coisa, são as decisões e sentenças proferidas em processo, ou acordos homologados por um juiz. O contrato não precisa passar por juiz nenhum para ter força executiva, e é exatamente aí que mora a vantagem.

Aproveite o mesmo documento para fixar juros e multa. O usual no mercado é multa de 2% sobre o valor e juros de 1% ao mês, e escrever isso são duas linhas que valem mais que qualquer discussão depois.

Escreva quantas horas estão incluídas

Um contrato bom não diz apenas quanto custa, diz o que está dentro do preço. E a forma mais objetiva de delimitar serviço é por tempo: quantas horas de execução estão incluídas, quantas rodadas de ajuste, quantas reuniões, e o que acontece quando o cliente pede além disso.

Escopo definido em horas fecha a porta para a discussão mais comum entre autônomo e cliente, aquela do "eu achei que isso já estava incluído". Se o contrato diz vinte horas e o pedido novo exige mais oito, não há o que interpretar: é serviço adicional, no valor por hora que o próprio contrato já fixou.

O problema é que quase ninguém sabe quantas horas o próprio serviço leva. Escrever "vinte horas" sem base é trocar um chute por outro, e um número apertado demais te obriga a trabalhar de graça pelo resto do projeto. Esse número sai do histórico dos trabalhos anteriores, não da memória.

"Mas eu nunca coleto assinatura de duas testemunhas"

Essa é a objeção mais comum, e a resposta é recente.

O parágrafo 4º do mesmo artigo 784, incluído pela Lei 14.620 de 2023, diz que nos títulos constituídos ou atestados por meio eletrônico é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando a integridade for conferida por provedor de assinatura.

Traduzindo: contrato assinado por plataforma de assinatura eletrônica confiável dispensa as duas testemunhas. Aquele contrato simples que você manda por link e o cliente assina pelo celular pode ter força executiva.

Se você presta serviço sem nada assinado, esse é provavelmente o ajuste mais rentável que você pode fazer no seu negócio esta semana. E se o calote já aconteceu e não há contrato, não está tudo perdido: a cobrança segue possível pelos passos abaixo, apenas por um caminho mais lento.

Passo 2: a cobrança amigável, feita do jeito certo

A primeira mensagem não é uma formalidade. É o começo do registro escrito da cobrança.

E aqui vale uma distinção que muita gente não faz. Anotação que você guarda para si é controle pessoal, útil para se organizar, mas escrita por uma parte só. Já uma conversa em que o cliente responde é outra coisa: quando ele escreve "vou resolver na semana que vem", quem reconheceu a dívida foi ele. Por isso a cobrança por telefone é a pior de todas, some sem deixar rastro.

Prefira escrever, e escreva de um jeito que sirva depois: mencione o serviço prestado, a data da entrega, o valor combinado e o vencimento. Algo simples resolve.

"Oi, Marcos. Passando para lembrar da nota do projeto entregue em 3 de junho, no valor de R$ 4.200, vencida em 10 de julho. Consegue me dar uma previsão?"

Repare no que essa mensagem faz sem parecer agressiva: registra o que foi entregue, quando, por quanto e desde quando está vencido. Se um dia isso virar processo, essa conversa é documento.

Um detalhe que muda o tom da cobrança: cobre com dado, não com sentimento. "Você está me devendo há muito tempo" é reclamação. "A nota venceu há 42 dias" é fato. E o segundo é bem mais difícil de responder com desculpa.

Passo 3: a notificação formal, que é o divisor de águas

Se as mensagens amigáveis não resolveram em duas ou três tentativas, muda o registro. Aqui entra uma notificação por escrito, com prazo determinado e consequência declarada.

O conteúdo básico: identificação das partes, descrição do serviço, valor devido com juros e correção, prazo para pagamento (algo entre 5 e 15 dias) e a informação de quais medidas serão tomadas se o prazo passar.

É aqui que a previsão de juros do contrato faz diferença no bolso. Havendo cláusula, cobra-se o que foi contratado. Não havendo, aplica-se a taxa legal do Código Civil, que mudou: desde a Lei 14.905, de 2024, o artigo 406 define a taxa legal como a Selic deduzido o índice de correção monetária. Não é mais o velho "1% ao mês" automático que muita gente ainda repete.

Pode ser enviada por e-mail com confirmação de leitura, por carta com aviso de recebimento, ou por cartório de títulos e documentos, que é a versão mais robusta. Muita gente paga nessa etapa, e o motivo é simples: é o momento em que o devedor percebe que você não vai deixar passar.

Passo 4: o protesto em cartório

O protesto é a medida mais subestimada da lista, e costuma ser a mais eficiente em relação ao custo.

Ele é rápido, é feito em cartório de protesto sem necessidade de processo, e produz efeito prático imediato: o nome do devedor fica sujo, o crédito dele trava, e isso costuma doer mais rápido do que uma ação judicial que levaria meses. Empresa que depende de crédito para operar reage ao protesto em dias.

Vale uma ressalva honesta: protesto indevido gera responsabilidade para quem protestou. Se há dúvida real sobre o valor, sobre a entrega ou sobre o cumprimento do combinado, resolva a dúvida antes. Essa é uma etapa para dívida líquida e incontroversa, não para discussão de escopo.

Passo 5: a via judicial, e quanto tempo você tem

Chegando aqui, o caminho depende do que ficou definido no passo 1. Com contrato assinado, execução. Sem contrato, ação de cobrança.

Muitas dívidas de autônomo não justificam contratar advogado, e existe porta de entrada para isso. O Juizado Especial Cível julga causas de até quarenta salários mínimos, e pela Lei 9.099, nas causas de até vinte salários mínimos a parte pode comparecer pessoalmente, sem advogado. Acima disso, a assistência passa a ser obrigatória.

O prazo também importa, e corre desde o vencimento. O Código Civil, no artigo 206, parágrafo 5º, inciso I, fixa em cinco anos a prescrição da pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular. O mesmo parágrafo, no inciso II, prevê cinco anos para honorários de profissionais liberais, contados da conclusão dos serviços. Cinco anos parece muito, e é justamente por isso que o prazo pega gente desprevenida.

Vale dizer com clareza: este texto explica o mecanismo geral, não substitui a análise do seu caso. Prazos, provas e estratégia mudam conforme o contrato e as circunstâncias, e vale conversar com um advogado antes de tomar decisões relevantes.

O que realmente decide a cobrança

Repare no fio que atravessa todos os passos: o que foi combinado por escrito, e assinado.

A cobrança amigável fica mais firme citando a data e o valor que constam do contrato. A notificação depende da descrição do serviço contratado. O protesto exige dívida líquida, ou seja, valor certo e vencido. A execução exige o documento assinado. Em todas, quem definiu tudo antes está em vantagem sobre quem combinou de boca.

Por isso o escopo em horas do passo 1 vale tanto. Um contrato que diz "vinte horas de execução e duas rodadas de ajuste" produz uma dívida com contorno nítido, e dívida de contorno nítido é a que avança nas quatro etapas seguintes. Já um contrato que diz apenas "desenvolvimento do projeto" empurra toda a discussão para o campo da interpretação, que é onde o inadimplente se defende melhor. É a mesma lógica que resolve a conversa do escopo fechado e que revela o cliente que dá prejuízo antes de a inadimplência acontecer.

A cobrança começa antes do calote

Reorganize a ordem na cabeça e o assunto muda de lugar. Cobrança não é o que você faz depois que o cliente some, é o que você monta antes de começar a trabalhar.

Contrato assinado, com escopo em horas, juros e multa previstos. Nada disso exige estrutura de empresa grande, e tudo isso muda de que lado da mesa você senta quando o pagamento atrasa.

Falta a parte que depende só de você: saber quantas horas escrever nesse contrato. Esse número não vem da memória, vem do histórico. Cronometre os próximos trabalhos por tipo de serviço e, em alguns projetos, você para de chutar o escopo da proposta. É controle pessoal, para o seu planejamento, e é o que permite prometer um número que você consegue cumprir.

Para consultar

• Código de Processo Civil, art. 784: títulos executivos extrajudiciais, e o parágrafo 4º sobre assinatura eletrônica
• Código Civil, art. 206: prazos de prescrição, e art. 406, com a redação da Lei 14.905/2024, sobre a taxa legal de juros
• Lei 9.099/1995: competência do Juizado Especial Cível e dispensa de advogado até vinte salários mínimos